ЭЛЕКТРОННО - ЦИФРОВЫЕ НАШИ КНИЖКИ ТРУДОВЫЕ

ИНФОРМАЦИЯ ПРО ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ С 2020 ГОДА


С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР.

Бланк называется СЗВ-ТД.

Но как выглядит образец электронной трудовой книжки? На этот вопрос отвечают представили ПФР на своем сайте: http://www.pfrf.ru/etk

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки.


ПРИЧИНЫ ПОЯВЛЕНИЯ НОВОЙ ОТЧЁТНОСТИ


В середине 2019 года ПФР в связи с введением в России электронных трудовых книжек начал готовить новую отчётную форму под названием СЗВ-ТД (не путать с СТД-Р). Одновременно Правительство РФ внесло в Госдуму 3 законопроекта, которые установили возможность ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде. Они содержат поправки в Трудовой кодекс РФ, в Закон об индивидуальном (персонифицированном) учете от 01.04.1996 № 27-ФЗ и в КоАП РФ.

Учет всех основных кадровых изменений на каждом предприятии обобщают сотрудники Пенсионного фонда. Но чтобы у них были все необходимые сведения и ПФР мог их персонифицировать по каждому сотруднику, работодателей обязали сдавать с 2020 года новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД (постановление Правления ПФР “Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка ее заполнения”). Пенсионному фонду нужно как можно больше информации о стаже. Поэтому соответствующие данные с 2020 года вносят на индивидуальный лицевой счет застрахованного лица.

Все сведения о трудовой деятельности с 2020 года можно получить:

из Пенсионного фонда;

в МФЦ («Мои документы»);

на сайте госуслуг;

у последнего работодателя.


ЭТАПЫ ПЕРЕХОДА НА ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ


Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.

Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов. у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к тому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.

Работодателям и работникам имеет смысл подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки — разработать шаблоны уведомлений и заявлений, а также привести в порядок записи в бумажных трудовых. Как перейти на электронные трудовые без проблем? Приведем пошаговый алгоритм действий (инструкцию для работодателя).


ПЕРЕХОД НА ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ:

ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ


Шаг 1: Уведомите работников о переходе на электронную форму


До 1 июля 2020 года все работодатели обязаны уведомить каждого работника о том, что:

сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки.

Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся. Унифицированной формы уведомления нет. Поэтому можно самим “придумать” форму. Или можно использовать наш шаблон:

В уведомлении попросите работников принять решение и подать заявление в конкретный месяц. Например, в январе 2020 года. Но вы не вправе требовать быстрее принять решение. Работник вправе определится до конца 2020 года.


Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года


Распечатайте уведомление в двух экземплярах. Один экземпляр отдайте работнику, а второй с его подписью оставьте себе. Это будет подтверждением того, что вы уведомили работника. Использовать для уведомления электронную почту или мессенджеры тоже можно. Но нужно позаботиться о том, чтобы зафиксировать факт уведомления.


Шаг 2: Выдайте работникам бланки заявлений


До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее. Хороший вариант – подготовить шаблоны уведомлений и разослать их работникам вместе с уведомлением из Шага 1. Всего возможно два варианта заявления:

заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.

Вот как выглядят шаблоны:


Образец заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки


Образец заявления работника об отказе от бумажной трудовой


Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронную трудовую книжку. При отказе от бумажной книжки документ надо будет отдать сотруднику на хранение.


Шаг 3: Проверьте бумажные трудовые книжки


Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.

Что именно проверить в действующих бумажных трудовых книжках? Вот опорные точки для проверки:

Личные данные работников (ФИО, даты рождения, образование, специальность);Даты о приемах, переводах и увольнениях;Названия компаний и должностей;Наличие печатей;Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;Наличие записей о переводах;Формулировки записей об увольнении.


Шаг 4: Подготовьтесь к сдаче новой отчетности


С 1 января 2020 года у работодателей появится новая обязанность — представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Уже в 2020 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести трудовую книжку. Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:

компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу; сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.


Пример:


Организация приняла нового работника в январе 2020 года. В такой ситуации нужно направить сведения о нем в ПФР не позднее 17 февраля 2020 года (15 февраля — выходной, суббота).

Стоит отметить, что работодатели с численностью больше 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если в штате меньше человек, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге. Но с 2020 году нужно сдавать электронные 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если численность 10 человек и более. Поэтому если у вас от 10 до 24 человек, проще сразу оформить электронную подпись и отчитываться в ПФР электронно.


Шаг 5: Заведите специальный ящик электронной почты


Заведите корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту. Такие правила закреплены в новой статье 66.1 ТК. Для этого и нужен адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.


Шаг 6: Измените внутренние документы по кадрам


Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы “Прием на работу” и “Выдача сведений о трудовой деятельности”. В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Прием на работу и увольнение:

Прием на работу в организацию производится на основании заключенного трудового договора.

При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;диплом или иной документ о полученном образовании (полном или неполном) и (или) документ, подтверждающий специальность или квалификацию; документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.


Правила внутреннего трудового распорядка.

Выдача сведений о трудовой деятельности


ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ.

Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанном в заявлении работника:

на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;при увольнении — в день прекращения трудового договора.

Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя (пример:kadry_alfa@mail.ru). При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:

наименование работодателя;должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор);просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятельности у работодателя;адрес электронной почты работника;собственноручная подпись работника;дата написания заявления.

Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Имейте ввиду! Если вы заключили хотя бы один трудовой договор, то обязаны с 2020 года сдавать отчет СЗВ-ТД. В него включают каждое застрахованное лицо, с кем есть трудовые отношения


ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ ПРО ПЕРЕХОД НА ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ


Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бу